หลักทฤษฎีองค์การ

หลักทฤษฎีองค์การ
สรุปสาระสำคัญ ทฤษฎีองค์การและการวิเคราะห์ (ทฤษฎี Max Weber) จากการศึกษาวิชา ทฤษฎีองค์การและการวิเคราะห์ในหัวข้อต่าง ๆ ได้แก่
          1) ทฤษฎีองค์การและพัฒนาการของทฤษฎี  
          2) การวินิจฉัยองค์การ (Diagnosis)      
          3) Strategy, Organization Design, and Effectiveness      
          4) Corporate Identity และวัฒนธรรมองค์การ สามารถสรุปสาระสำคัญได้เป็นลำดังดังนี้      
    1. ความหมายของ "องค์การ" คำว่า "องค์การ" มีนักวิชาการให้ความหมายไว้แตกต่างกัน เช่น Dimock ให้ความหมายว่า องค์การ หมายถึง การจัดระเบียบโดยการนำเอาส่วนต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องมารวมกันในรูปของส่วนรวม เพื่อให้มีการใช้อำนาจบริหารงานและเป็นศูนย์อำนวยการให้งานดำเนินลุล่วงเป้าหมายที่กำหนดไว้         
 Hicks & Gullett ให้ความหมายว่า องค์การ หมายถึง โครงสร้างที่จัดทำขึ้นตามกระบวนการสำหรับให้บุคคลฝ่ายต่าง ๆ เข้ามาร่วมปฏิบัติงานเพื่อความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ต่าง ๆ         
 Max Weber ให้ความหมายว่า องค์การคือหน่วยสังคมหรือหน่วยงานซึ่งมีกลุ่มหนึ่งร่วมกันดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ เพื่อบรรลุเป้าหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง จากความหมายต่าง ๆ กล่าวได้ว่า องค์การต้องมีองค์ประกอบหรือลักษณะร่วมดังนี้        
                1.1 โครงสร้าง (structure) : องค์การต้องมีการจัดโครงสร้าง แบ่งหน่วยงานภายใน ตามหลักการแบ่งงานกันทำตามความถนัด หรือหลักความชำนาญเฉพาะอย่าง มีการกำหนดอำนาจหน้าที่และความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานในองค์การ        
               1.2 กระบวนวิธีปฏิบัติงาน (process) : องค์การต้องมีกระบวนวิธีปฏิบัติงานที่เป็นแบบแผนคงที่แน่นอนเพื่อให้ทุกคนในองค์การยึดถือเป็นหลักในการปฏิบัติงาน        
               1.3 บุคคล (person) : องค์การต้องมีความเกี่ยวข้องกับบุคคลทั้งในลักษณะที่เป็นผู้ปฏิบัติงานในองค์การร่วมกันตามภารกิจที่ได้รับมอบหมาย และต้องเกี่ยวข้องกับบุคคลภายนอกองค์การด้วย                         1.4 วัตถุประสงค์ (objective) : องค์การต้องมีวัตถุประสงค์หรือจุดมุ่งหมายในการดำเนินงานเพื่อเป็นแนวทางไปสู่กิจกรรมหรือผลผลิตขององค์การ  
     2. แนวคิดเกี่ยวกับองค์การ แนวคิดเกี่ยวกับตัวองค์การ แบ่งเป็น 2 แนวคิดคือ
               2.1 องค์การไม่มีชีวิต คิดเองไม่ได้ เป็นแนวคิดเกี่ยวกับองค์การแบบดั้งเดิม กล่าวคือ องค์การไม่สามารถอยู่รอดหรือพัฒนาได้ด้วยตนเองเปรียบเสมือนสิ่งที่ไม่มีชีวิต องค์การจะมีลักษณะหรือรูปแบบใด พัฒนาไปในแนวทางขึ้นอยู่กับผู้นำและคนที่อยู่ร่วมในองค์การ
               2.2 องค์การเป็น self organization เป็นแนวคิดสมัยใหม่ กล่าวคือ มองว่าองค์การสามารถพัฒนาและอยู่ได้ด้วยตัวขององค์การเอง ดูแลตนเองและคิดเองเป็น การที่องค์การคิดเป็นเกิดจากการปล่อยให้คนในองค์การคิดโดยอิสระ มีการสื่อสาร และแลกเปลี่ยนข้อมูลจะนำไปสู่การคิดและเรียนรู้ เช่น learning organization เป็นต้น      
    3. ทฤษฎีองค์การ (Organization Theory) มีสาระสำคัญดังนี้    
           3.1 ความหมายของ "ทฤษฎีองค์การ" Henri Tosi ให้ความหมายของทฤษฎีองค์การว่า เป็นชุดของข้อความและแนวคิดซึ่งมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน แสดงถึงภาพรวมของพฤติกรรมของบุคคล กลุ่มย่อยและกลุ่มต่าง ๆ ภายในองค์การอย่างเป็นระบบ แสดงถึงปฏิสัมพันธ์ของรูปแบบความสัมพันธ์ระหว่างส่วนต่าง ๆ ของกิจกรรมในองค์การ ดังนั้น โดยเนื้อหาที่แท้จริงแล้ว ทฤษฎีองค์การ คือ กรอบของแนวความคิด ทฤษฎีต่าง ๆ ที่ศึกษาเฉพาะเรื่องโครงสร้างขององค์การ (organization design) กล่าวคือ เป็นการศึกษาเพื่ออธิบายถึงการจัดโครงสร้างขององค์การ การออกแบบองค์การ รวมทั้งการเสนอทางเลือกในการบริหารองค์การเพื่อให้องค์การบรรลุถึงประสิทธิผลและประสิทธิภาพ  
             3.2 ทฤษฎีองค์การ ทฤษฎีองค์การมีมากมาย แต่ที่สำคัญซึ่งนำมาศึกษาได้แก่                      1) ทฤษฎีองค์การสมัยดั้งเดิม ที่สำคัญคือ ทฤษฎีของ Max Waber                       Max Weber เป็นบุคคลแรกที่สร้างองค์การโดยนำโครงสร้างของระบบทหารหรือระบบราชการมาใช้ ทำให้องค์การมีลักษณะที่มีกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ หรือมีระเบียบแบบแผน มีสายการบังคับบัญชา ไม่มีความยืดหยุ่น การบริหารองค์การมักเป็นขั้นตอนโดยเริ่มจากการวางแผน ลงมือปฏิบัติและควบคุม ภายหลังทฤษฎีของ Max ได้ถูกปฏิเสธโดย คาร์ล วิค แห่งมหาวิทยาลัยคอร์เนล โดยคาร์ล วิล เห็นว่า การนำเอาโครงสร้างแบบทหารมาใช้ทำให้การปรับปรุงพัฒนาองค์การไม่ประสบความสำเร็จเท่าที่ควร การอยู่ใต้กรอบการบังคับบัญชาจะทำให้ไม่อาจค้นพบการปฏิบัติงานในรูปแบบใหม่ ๆ ได้ และ เจมส์ มาร์ช แห่งมหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ด ยังได้ปฏิเสธทฤษฎีของ Max โดยให้ความเห็นว่า องค์การเปรียบเสมือนกระป๋องขยะ ทุกคนในองค์การสามารถรับผิดชอบตัวเองได้ ต่างคนต่างทำงานก็สามารถทำให้องค์การประสบความสำเร็จได้โดยไม่ต้องมีแบบแผน กล่าวคือ ใช้หลักการลงมือทำก่อนคิดนอกจากนี้ ในสภาพความเป็นจริงการวางแผนไม่อาจนำมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพเนื่องจากการวางแผนจะใช้ได้ดีต่อเมื่อมีข้อมูลที่เพียงพอและถูกต้อง ซึ่งนำไปสู่การคาดการณ์ที่แม่นยำได้ แต่ในปัจจุบันการคาดการณ์มักเกิดความผิดพลาดบ่อยครั้งเพราะสภาพแวดล้อมไม่ว่าจะเป็นด้านสังคม เศรษฐกิจ การเมือง มีลักษณะซับซ้อนเปลี่ยนแปลงบ่อยและรวดเร็ว องค์การในปัจจุบันจึงต้องมุ่งเน้นเพิ่มสมรรถนะเพื่อให้รับมือได้กับทุกสถานการณ์ การปฏิเสธทฤษฎีดังกล่าวยังนับได้ว่าเป็นการปฏิเสธแนวความคิดโครงสร้างองค์การเชิงกลไกที่มีแนวคิดว่า การทำองค์การให้ใหญ่จะดีกว่า และควรทำการวิเคราะห์และควบคุมทุกอย่าง งานของผู้บริหารคือการตัดสินใจที่ถูกต้องเด็ดขาด และใช้การตรวจสอบเพื่อควบคุมคุณภาพ อีกด้วย                      2) ทฤษฎีองค์การสมัยใหม่ (Modern Theory) หลังจากที่มีข้อโต้แย้งและปฏิเสธทฤษฎีดั้งเดิม ทฤษฎีองค์การได้มีการพัฒนาการมาเป็นลำดับ ไม่ว่าจะเป็นกลุ่มทฤษฎีที่ศึกษาถึงพฤติกรรมศาสตร์ที่มุ่งเน้นส่งเสริมความเข้าใจในบุคคล พฤติกรรมของกลุ่มความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลภายในสถานที่ทำงาน การจูงใจและการให้ความสำคัญกับคนงาน การติดต่อสื่อสาร ภาวะผู้นำ การแก้ไขปัญหาความขัดแย้ง ความพึงพอใจในการทำงาน ความร่วมมือ ตลอดจนอิทธิพลของสิ่งแวดล้อมและสิ่งที่กระทบต่อพฤติกรรม จนกระทั่งมีการพัฒนามาสู่ทฤษฎีองค์การสมัยใหม่ที่สำคัญ ได้แก่ ทฤษฎีเชิงสถานการณ์หรือตามสถานการณ์ ทฤษฎีนี้มีข้อสมมติฐานคือ องค์การแต่ละองค์การมีความแตกต่างกันในทุก ๆ ด้าน ไม่ว่าจะเป็นองค์ประกอบหรือสภาพแวดล้อม หรือสถานการณ์ที่เผชิญอยู่ ดังนั้น การบริหารองค์การจึงเป็นเรื่องของการทำให้องค์การแต่ละแห่งสามารถปรับตัวเข้ากับสิ่งแวดล้อมให้ได้มากที่สุด โดยการปรับรูปแบบการจัดองค์การภายในแต่ละแห่งให้เหมาะสมจะนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์การ เป็นแนวคิดที่มุ่งค้นคว้ารูปแบบการบริหารที่ยืดหยุ่น (flexibility) และมีความปรับตัวได้สูง (adaptable) ของแต่ละองค์การ

ลักษณะสำคัญของทฤษฎี ลักษณะสำคัญของทฤษฎีการบริหารตามสถานการณ์ ได้แก่
                - ถือว่าการบริหารองค์การจะดีหรือไม่ขึ้นอยู่กับสถานการณ์  
                - ต้องวิเคราะห์สถานการณ์ให้ได้ผลดีที่สุด
                - เป็นทฤษฎีที่ยอมรับหลักการของทฤษฎีระบบ คือ สภาพที่ต้องสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน                             - เป็นทฤษฎีที่ใช้ได้กับการบริหารหลายอย่าง โดยเฉพาะในส่วนที่เกี่ยวกับพฤติกรรมของมนุษย์โดยตรง เช่น การกำหนดยุทธศาสตร์ การกำหนดรูปแบบองค์การ เป็นต้น   ทฤษฎีนี้ไม่ได้มุ่งเน้นที่การจัดวางแผนผังหรือโครงสร้างองค์การที่เป็นรูปแบบ คงมุ่งเน้นให้เกิดความยืดหยุ่นและความคล่องตัวในการปรับตัวขององค์การเป็นสำคัญ ซึ่งยังคงเป็นที่นิยมและใช้ได้อยู่ในปัจจุบัน และจากที่ได้ศึกษาพบว่า มีผู้สนับสนุนแนวคิดและทฤษฎีดังกล่าวมากมาย ที่สำคัญ เช่น เคน โอมาเอะ กล่าวว่าบริษัทในญี่ปุ่นส่วนใหญ่ไม่มีแผนผังองค์การ มีเพียงแค่การใช้ทีมงานบริหารโครงการต่าง ๆ และมีความยืดหยุ่นสูง ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์อย่างยิ่งเป็นพิเศษ
          เดวิด แพ็คการ์ด แห่งบริษัทฮิวเล็ตต์แพ็คการ์ด กล่าวว่า ต้องหลีกเลี่ยงองค์การที่มีโครงสร้างที่เข้มงวดมากเกินไป ถ้าจะให้องค์การทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลที่สุด การสื่อสารควรมีความคล่องตัว โดยไม่คำนึงว่าแผนผังองค์การจะเป็นอย่างไร
          เจฟฟรีย์ เฟรฟเฟอร์ และ เจอรัลด์ เซแลนซิค กล่าวว่า องค์การมีความเกี่ยวโยงกับเงื่อนไขของสภาพแวดล้อมอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ พฤติกรรมที่แสดงออกขององค์การก็คือ การปรับให้เข้ากับสภาพแวดล้อมที่เกิดจากบทสรุปที่มีเหตุผล   ดังนี้ การจัดองค์การในยุคปัจจุบันเพื่อให้เกิดความยืดหยุ่น คล่องตัวจึงมักเป็นไปในรูปแบบที่ไม่เป็นทางการ มีการแบ่งกลุ่มหรือสร้างทีมงาน ให้อิสระแก่พนักงานให้การทำงานอย่างเต็มที่ มุ่งเน้นการปฏิบัติมากกว่าการวางแผน และมีการสร้างระบบการสื่อสารที่รวดเร็วทันสมัย ลักษณะขององค์การที่เป็นเลิศ

องค์การที่เป็นเลิศคือองค์การที่มีการบริหารหรือประสานงานที่สัมฤทธิ์ผล ซึ่งขึ้นอยู่กับตัวแปรที่สำคัญคือ
          1. โครงสร้าง (structure) องค์การที่ประสบความสำเร็จโดยส่วนใหญ่จะมีโครงสร้างองค์การที่เรียบง่าย ไม่ซับซ้อน พนักงานอำนวยการมีอย่างจำกัด กระจายหน้าที่งานที่สำคัญ และสร้างทีมงานเพื่อรับผิดชอบ เน้นความกะทัดรัด และไม่เข้มงวดต่อกฎระบบ
          2. กลยุทธ์ (strategy) องค์การที่ประสบความสำเร็จโดยส่วนใหญ่จะมีความใกล้ชิดกับลูกค้าเพื่อให้ลูกค้า ชื่นชอบในการให้บริการ คุณภาพ และให้ความเชื่อถือองค์การ และทำธุรกิจในประเภทที่มีความชำนาญและเกี่ยวเนื่องกับธุรกิจที่ทำอยู่เดิม และต้องพัฒนามิให้องค์การหยุดการเจริญก้าวหน้า
          3. คนหรือพนักงาน (people) องค์การที่ประสบความสำเร็จโดยส่วนใหญ่จะให้ความสำคัญกับพนักงาน ให้อิสระ ในการทำงานเพื่อให้โอกาสในการคิดค้นผลิตภัณฑ์หรือวิธีการทำงานใหม่ ๆ และทำให้พนักงานรู้สึกเป็นเจ้าของกิจการร่วมด้วย  
        4. สไตล์การบริหาร (management style) องค์การที่ประสบความสำเร็จโดยส่วนใหญ่จะมีการบริหารงานที่สัมผัสกับงานอย่างใกล้ชิดโดยกำหนดเป้าหมายที่ต้องการจะบรรลุในเชิงคุณภาพมากกว่าปริมาณ           5. ระบบและวิธีการ (systems & procedures) องค์การที่ประสบความสำเร็จโดยส่วนใหญ่จะมุ่งเน้นการปฏิบัติมากกว่าการวางแผน ให้พนักงานลงมือทำเพื่อนำไปสู่ความสร้างสรรค์  
        6. คุณค่าร่วม (guiding concepts & shared values) องค์การที่ประสบความสำเร็จโดยส่วนใหญ่จะให้ความเชื่อมั่นในคุณค่าที่มีอยู่ร่วมกัน เพื่อใช้เป็นแรงผลักดันให้ไปสู่เป้าหมาย โดยนำระบบคุณค่ามาใช้เพื่อบันดาลใจให้พนักงานใช้ความสามารถที่มีอยู่อย่างเต็มที่
          7. ฝีมือ (skills) องค์การที่ประสบความสำเร็จโดยส่วนใหญ่จะเข้มงวดและผ่อนปรนในเวลาเดียวกัน พนักงานสามารถสับเปลี่ยนหรือโยกย้ายหน้าที่เพื่อทำงานแทนกันได้ วิธีการค้นหาความเป็นเลิศขององค์การ วิธีการค้นหาความเป็นเลิศขององค์การแตกต่างกันไปตามแต่แนวคิดของผู้นำและผู้ที่ทำงานร่วมอยู่ในองค์การนั้น จากการศึกษาพบว่า ในองค์การต่าง ๆ มีวิธีการต่าง ๆ กัน ที่สำคัญ เช่น                  - บริษัท ดิจิตอล อีควิปเมนท์ จำกัด มุ่ง เน้นการปฏิบัติ มากกว่าการวางแผน โดยเชื่อว่าไม่ควรใช้เวลาในการวางแผนมาก แต่ควรใช้เวลากับการลงมือเพื่อปฏิบัติ    
  - บริษัท ไอ บี เอ็ม จำกัด ให้ความสำคัญกับการ ใกล้ชิดลูกค้า โดยเชื่อว่าการเข้าถึงลูกค้าจะทำให้ทราบถึงปัญหาและแก้ไขปัญหาได้อย่างถูกต้อง และที่สำคัญจะทำให้ได้ผลิตภัณฑ์ใหม่ (new products) และให้ความ เคารพต่อพนักงานทุกคน โดยเชื่อว่าพนักงานทุกคนมีความสามารถที่เท่าเทียมกัน อันจะนำไปสู่การเพิ่มผลผลิตโดยพนักงาน
   - บริษัท 3 เอ็ม จำกัด บริหารงานโดย ให้อิสระในการทำงาน เพื่อให้พนักงานกล้าที่จะคิดและทำสิ่งใหม่ ๆ ให้เกิดขึ้นกับองค์การ 
    - โทมัส วัตสัน จูเนียร์ ใช้หลักการ ดูแลงานอย่างใกล้ชิด การที่จะทำให้พนักงานรู้สึกอยากทำงานต้องสร้างวิสัยทัศน์ เนื่องจากวิสัยทัศน์จะทำให้เกิดความท้าทายและต้องการทำงานไปสู่วิสัยทัศน์ที่กำหนดไว้ แต่อย่างไรก็ดี การจะให้พนักงานทำงานตามวิสัยทัศน์ได้ต้องเชื่อมด้วยรางวัล                  - เอ็ดเวิร์ด จี ฮาร์นเนส, พร็อคเตอร์ แอนด์แกมเบิล ใช้หลักการ ไม่ละทิ้งความชำนาญพื้นฐาน ที่องค์การมีอยู่ โดยไม่ผลิตสินค้าต่างประเภทที่หลากหลายหรือทำให้มั่วไปหมด การออกแบบองค์การ (organization design) มีสาระที่สำคัญแบ่งได้เป็นลำดับดังนี้  
        1. แนวคิดเกี่ยวกับการออกแบบองค์การ ได้แก่  
               1.1 Job Center Design กล่าวคือ เป็นการออกแบบองค์การโดยการมุ่งงานมากกว่ามุ่งคน มักจะใช้วิธีการวิเคราะห์องค์การโดยเริ่มจากตัวงานเป็นหลัก การออกแบบองค์การตามแนวคิดนี้เป็นผลให้องค์การนั้นขาดความยืดหยุ่น ไม่สามารถปรับเปลี่ยนองค์การได้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงที่เป็นไปอย่างรวดเร็วดังเช่นในปัจจุบัน      
               1.2 Human Center Design กล่าวคือ เป็นการออกแบบองค์การโดยการมุ่งคนมากกว่าการมุ่งงาน หรืออาจกล่าวได้ว่าเป็นการนำพฤติกรรมของมนุษย์โดยตรงมาใช้ในการบริหารงาน เช่น กำหนดยุทธศาสตร์ รูปแบบองค์การ การวินิจฉัยตามข้อมูลข่าวสาร ตลอดจนการปรับปรุงองค์การ ฯลฯ โดยมักจะมีการกำหนดปรัชญาการบริหาร สร้างวัฒนธรรมองค์การ มีการทำงานเป็นทีม และพัฒนาระบบการสื่อสารระหว่างภายในองค์การและภายนอกองค์การ แนวคิดนี้ถูกนำมาใช้หลังปี 1990 และเป็นที่นิยมในปัจจุบัน        
       2. ระดับของการออกแบบองค์การ แบ่งเป็น 2 ระดับคือ      
               2.1 Strategic Organization Design คือ การกลยุทธ์การออกแบบองค์การในระดับองค์การ เป็นการกำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจ หรือเป้าหมายหลักขององค์การในภาพรวม      
               2.2 Operational Organization Design คือ การออกแบบองค์การในระดับปฏิบัติการเพื่อให้องค์การพัฒนาไปสู่เป้าหมายขององค์การที่กำหนดไว้
      3. หลักการสำคัญในการออกแบบองค์การ ได้แก่   ข้อมูลและการประสานงานที่ดี เพื่อให้องค์การมีความยืดหยุ่น ปรับตัวได้ตามสถานการณ์ การออกแบบองค์การในยุคปัจจุบันจึงไม่มุ่งเน้นที่โครงสร้างขององค์การ